Die Gemeinde Helgoland sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Assistenz des Bürgermeisters (m/w/d)
(m/w/d) I EG 9a
Die Insel Helgoland hat als Deutschlands einzige Hochseeinsel einen hohen Bekanntheitsgrad und ist mit ihrem Reichtum an Natur und Kultur eine beliebte Urlaubsdestination. Neben den touristischen Gästen leben etwa 1.500 Bürger*innen auf der gut 1 km² großen Hauptinsel. Dabei sind gut 45 verschiedene Nationalitäten vertreten. Der Weg ins und im Rathaus ist dabei ganz kurz und direkt. Für unsere Bürger*innen sind wir bei allen kleinen und großen Anliegen da. Durch unsere besondere Lage mitten in der Nordsee der deutschen Bucht beschäftigten wir uns im Rathaus mit komplexen und einzigartigen Aufgaben, die vergleichbar mit einer Stadt mit 25.000 Einwohner*innen sind.
IHRE AUFGABEN:
Allgemeine Bürokoordination
- Geschäftszimmertätigkeiten (Telefon, Terminkoordination etc.)
- Überwachung und Bewirtschaftung von Geschäftsausgaben und Veranstaltungen des Bürgermeister-Büros
- Beschwerdemanagement (nach Innen und Außen) und ggf. Weiterleitung nach Zuständigkeit
Koordinierungsaufgaben und fachliche Unterstützung des Bürgermeisters
- Unterstützung und Zuarbeit bzgl. der Aufbereitung und Bearbeitung von Vorgängen
- Übertragung von einzelnen Projekten und Recherchen
- Schnittstelle zum Eigenbetrieb Helgoland Tourismus-Service, Gesellschaften, Stiftungen und Vereinen
- Fertigen von Stellungnahmen nach Auftrag des Bürgermeisters
- Organisation und Vorbereitung von Besprechungen der gemeindlichen Eigenbetriebe (Entwurf Redebeiträge des Bürgermeisters, Protokollführung)
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, Klausuren, Gesellschaftertreffen, Gemeindeversammlungen und Fachveranstaltungen
- fachliche und inhaltliche Vorbereitung
- Aufbereitung und Zusammenfassung der Unterlagen
- Teilnahme und Protokollführung
- Aufarbeitung von Arbeitsaufträgen und Arbeitsplanung
Ausschussbetreuung
- Schnittstelle zur Politik und den Ausschüssen
- Abstimmung und Erarbeitung der Tagesordnung mit den Gremien
- Koordination von Sitzungen/Tagungen, Vorbereitungen u. Versand von Informationen
- Protokollführung Hauptausschuss u. Gemeindevertretung
IHR PROFIL:
einen erfolgreichen Abschluss als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestellten-lehrgang I
WÜNSCHENSWERT WÄRE ZUDEM:
- sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift (auch in Englisch)
- Eine schnelle Auffassungsgabe sowie Flexibilität und Belastbarkeit
- Die Fähigkeit zum teamorientierten Arbeiten
- Souveränität und Freundlichkeit im Umgang mit Bürger*innen, politischen Gremien und Behörden
- Gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen EDV-Anwendungen (u.a. MS Office)
- Die Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen der politischen Gemeindegremien
WIR BIETEN IHNEN:
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit (39,0 Std.), je nach Eignung eingruppiert bis E9a TVöD
- Alle im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen, Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt
- Fortbildungsmöglichkeiten und eine flexible Arbeitszeiteinteilung (Gleitzeitregelung)
- 30 Tage Urlaub im Jahr in einer 5-Tage-Arbeitswoche
- Hilfestellung bei der Wohnungssuche im Rahmen der Möglichkeiten
DIE INSEL BIETET IHNEN:
- Einen Arbeitsplatz unweit vom Meer
- 1.500 Einwohner mit 45 Nationalitäten
- Ruhe in der Natur und einen Strand vor der Haustür
- Besondere Traditionen auf Deutschlands einziger Hochseeinsel
- Ein Eldorado für Naturbegeisterte
- Eine traumhafte und sichere Umgebung für Familien & Kinder
- Vielfältige Freizeitmöglichkeiten
- … einfach eine ganz besondere Atmosphäre!
Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte bis zum 31.08.2024, unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins, an die
Gemeinde Helgoland
Personalamt
Lung Wai 28
27486 Helgoland
vorzugsweise per E-Mail an: bewerbung@helgoland.de.
Aus Sicherheitsgründen können nur Anhänge im PDF-Format angenommen werden.
Die Gemeinde Helgoland fördert und wertschätzt Vielfalt. Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion bzw. Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Interesse an der freiwilligen Feuerwehr und der helgoländischen Sprache sind uns willkommen.
Die Erstattung von Kosten zur Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen wird ausgeschlossen.
Weitere Auskünfte zu dieser Ausschreibung erhalten Sie bei der Büroleitung, Frau Carina Pieper (Tel.: 04725 / 808-160, E-Mail: C.Pieper@helgoland.de)
Informationen über die Insel Helgoland finden Sie unter www.helgoland.de.
Gemeinde Helgoland
Die Insel Helgoland hat als Deutschlands einzige Hochseeinsel einen hohen Bekanntheitsgrad und ist mit ihrem Reichtum an Natur und Kultur eine beliebte Urlaubsdestination. Neben den touristischen Gästen leben etwa 1.500 Bürger*innen auf der gut 1 km² großen Hauptinsel. Dabei sind gut 45 verschiedene Nationalitäten vertreten. Der Weg ins und im Rathaus ist dabei ganz kurz und direkt. Für unsere Bürger*innen sind wir bei allen kleinen und großen Anliegen da. Durch unsere besondere Lage mitten in der Nordsee der deutschen Bucht beschäftigten wir uns im Rathaus mit komplexen und einzigartigen Aufgaben, die vergleichbar mit einer Stadt mit 25.000 Einwohner*innen sind.
